Processbeskrivning - Brukarundersökning våren 2016

1. Förfrågan skickas till avdelningschefer

Ansvarig: Processansvarig för brukarundersökningen

Senast: 11/2

  • Utskicket sker via mail och ska innehålla:
    • FörfråganWord (word, 44.8 kB) om vilka verksamheter som ska delta i undersökningen. 
    • Länk till processbeskrivning för brukarundersökning.

2. CMA och Stadskontorets IT-avdelning informeras

Ansvarig: Processansvarig för brukarundersökningen

Senast: 11/2

  • Skicka processbeskrivning och förtydliga deras deadlines.
    • Kontaktperson på CMA är Kristoffer Ribbencrantz
    • Kontaktperson på IT-kontoret är Örjan Henricsson

3. Underlag för brukarundersökning uppdateras

Ansvarig: Processansvarig för brukarundersökningen

Senast: 9/3

  • Underlag för brukarundersökning innehåller arbetsplatsernas val av frågor för enkäten samt valbara frågor.
  • Underlaget uppdateras inför varje brukarundersökning enligt organisationsstrukturen ur mätsystemet i test miljö.
  • Verksamheter som genomfört brukarundersökningen tidigare får automatiskt samma frågealternativ som vid förra tillfället. Om inget annat önskemål inkommit.
  • De verksamheter som inte förut genomfört brukarundersökningen tillfrågas om vilka frågealternativWord (word, 14.8 kB) som passar för deras målgrupp.
  • När underlaget är färdigt uppdateras även länken på Komin.

4. Affischer beställs

Ansvarig: Processansvarig för brukarundersökningen

Senast: 14/3

  • Mätsystemansvarig kontaktar Kommunikationsenheten som beställer affischerPDF (pdf, 22.7 kB) utifrån det uppdaterade underlaget för brukarundersökningen.
  • Affischerna bör skickas ut till verksamheterna senast 10/4

5. Enkäter programmeras

Ansvarig: CMA research

Senast: 16/3

6. Länkar testas och godkänns

Ansvarig: Processansvarig för brukarundersökningen/Mätsystemsansvarig

Senast: 18/3

7. Nyhet om aktuell brukarundersökning på Komin

Ansvarig: Processansvarig för brukarundersökningen

Senast: 18/3

  • Vid behov kontakta kommunikationsenheten.
  • Nyheten ska innehålla länk till processbeskrivning för brukarundersökning.
  • Nyheten läggs upp på SRF förstasida samt Leansidorna.

8. Enkät samt publik länk för svar mailas ut till enhetschefer samt Processansvarig för brukarundersökningen och mätsystemsansvarig

Ansvarig: CMA research

Datum: 21/3

9. Länk och information om enkäterna mailas till sektionschefer

Ansvarig: Enhetschef

Senast: 28/3

  • Mailet ska innehålla
    • länk till processbeskrivning för brukarundersökning
    • publik länk till brukarundersökning
    • enkät (word-dokument)

10. Enkäterna förbereds och skrivs ut

Ansvarig: Sektionschef

Senast: 11/4

  • Om verksamheten önskar egna frågor (utöver standardfrågorna i enkäten) går det bra att skriva in extra frågor i word-dokumentet. Verksamheten ansvarar själv för sammanställning av resultat från dessa frågor. Vid frågor kontakta processansvarig för brukarundersökning.
  • Skriv ut enkäten från word-dokumentet.

11. Brukarundersökning genomförs

Ansvarig: Sektionschef

Datum: 13/4-27/4

  • Brukare fyller i pappersenkäter på plats.
  • Det går även bra att maila ut den publika länken för brukarundersökningen till brukare som inte fysiskt kan komma till verksamheten och som har tillgång till dator.
  • Sektionschef ansvarar för att enkätundersökningen startar/stoppar på utsatt datum samt att information om process och syfte når medarbetarna.
  • Alla brukare som under insamlingsperioden kommer i kontakt med verksamheten ska bli ombedda att svara på enkäten.
  • Vissa verksamheter behöver längre tid för insamling av svar. I samråd med enhetschef kan de börja samla in brukarnas svar redan tidigare med hjälp av underlag för brukarundersökning.excel (excel, 51.4 kB)

12. Ifyllda enkäter lämnas till enhetschef eller den som enhetschefen utsett för databearbetning

Ansvarig: Enhetschef

Datum: 13/4-11/5

  • Enkätsvaren knappas manuellt in via den publika länken.
  • Länken är öppen för inmatning mellan 13/4-11/5.
  • De enkätsvar som inte blivit inmatade i tid kommer tyvärr inte att registreras i resultatet.  

13. Onlinesupport för svarsfrekvens

Ansvarig: CMA research

14. Export av enkätsvar

Ansvarig: CMA research

Senast: 12/5

  • Den text som brukarna fyllt i enkätens fritextfält skickas till enhetschefer, sorterade per verksamhet
  • Rådatafilen skickas till mätsystemansvarig på SRF

15. Export av enkätsvar till Malmö informationslager

Ansvarig: Mätsystemsansvarig

Senast: 12/5

  • Spara rådatafilen i G:\Förvaltningar\Sociala resursförvaltning\SRF Kansli och utvecklingsavdelningen (1752)\IT-stöd och system\Mätsystem
  • Kontrollera rådatafilen och rätta till eventuella fel.
  • Stäm av verksamheternas namn med strukturen i mätsystemet i testmiljön.
  • Skicka rådatafilen till Örjan Henricsson på Stadskontorets
    IT-avdelning

16. Publicering i testmiljö

Ansvarig: Stadskontorets IT-avdelning

Senast: 18/5

17. Granskning och felsökning i testmiljö

Ansvarig: Mätsystemsasvarig

Senast: 18/5

  • Stäm av resultaten mot rådatafilen. Rätta till eventuella fel i rådatafilen och skicka till Örjan Henricsson i csv-format.
  • Avstämning av processförlopp med enhetschef för enhet för kvalitetsutveckling.

18. Resultaten presenteras för FVL

Ansvarig: Mätsystemsansvarig

Senast: Förvaltningsledningsmöte maj-juni

19. Resultat publiceras i mätsystemet

Ansvarig: Stadskontorets IT-avdelning

Senast: TBA

Mätsystemsansvarig informerar Stadskontorets IT-avdelning om publicering.

20. Nyhet på Komin

Ansvarig: Processansvarig för brukarundersökningen.

Senast: samtidigt som punkt 19

  • Kontakta kommunikationsenheten för nyhet om resultat.
  • Nyheten ska innehålla kontaktuppgifter till processansvarig för brukarundersökningen för frågor eller kommentarer kring resultat eller genomförande.

21. Analys av resultat

Ansvarig: Chefer

  • Analys av resultat sker i respektive verksamhet på tavelmöte/verksamhetsmöte/apt.
  • Eventuellt igångsättning förbättringsarbete utifrån resultaten.

22. Eventuella framförda synpunkter på enkäten framförs till mätsystemansvarig

Ansvarig: Chefer

Senast: 31/8

23. Eventuella justeringar av enkäten/insamlingsprocessen görs inför nästa mätomgång

Ansvarig: Mätsystemansvarig  samt processansvarig för brukarundersökningen

Senast: 10/9

24. Processbeskrivningen för brukarundersökning uppdateras

Ansvarig: Processansvarig för brukarundersökningen

Senast: 10/9

  • Eventuella justeringar görs
  • Nya datum sätts för nästa omgång
  • Ny rubrik!

Här hittar du allt på - Socialpsykiatri & LSS