Gudie för att skapa tillgängliga PDF:er

1 Skapa dokument i redigeringsprogram

Instruktioner för hur du ska göra för att formatera innehåll har hänvisningar till Word 16, InDesign och Adobe Acrobat DC PRO.

1.1 Utgå från dokumentmallar med bra formgivning

Dokumentmallar ska finnas för olika dokumenttyper. Formaten i dokumentmallarna ska vara korrekt inställda för att underlätta för skribenterna.

Text

• Teckenstorlek för normaltext (bröd) bör vara 11 till 12 punkter.
• Radavståndet kan behöva ökas till minst 150 procent inom textstycken och avståndet mellan stycken är minst 1,5 gånger större än radavståndet.
• Spaltbredden bör inte vara längre än 80 tecken (6–13 cm).
• Löpande text ska vara vänsterjusterad, ojämn högerkant, jämn vänsterkant.
• Lägg till avstånd före och efter format ”Normal” för att undvika att skribenten gör tomma radmatningar.

Rubriker

• Låt inte rubriker flyta mellan textstycken.
• Visa tydligt vilket stycke rubriken hör till genom att lägga mer luft ovanför rubriken än under.

Listor

Gör större avstånd mellan två punkstycken i en punktlista än ett vanligt radavstånd.

Tabeller

• Skapa format för tabeller med bra läsbarhet t.ex. avgränsningar mellan celler i form av linjer eller färger.
• Markera tabellens rubriker med till exempel fetstil, eller ett större teckenstorlek.

Länkar

Det ska tydligt framgå vad som är en länk. Det är inte tillräckligt att använda färg för att markera vad som är länk. Symbol framför länktext eller understruken text gör det tydligt.

Sidhuvud och sidfot

Innehåll som är i sidhuvud och sidfot kommer inte att läsas upp med hjälpmedel som skärmläsare för gravt synskadad. Tänk på att om det är viktig information så bör det även placeras utanför dessa områden.

1.2 Skriv text

Tänk på:

• Skriv det viktigaste först.
• Längre dokument inleds med en kort sammanfattning.
• Texterna har ett enkelt och begripligt språk.
• Texterna är disponerade på ett logiskt sätt.
• Förklarar nödvändiga facktermer.
• Använd sidbrytning för att byta sida. Använd inte ”Enter” för att byta sida eftersom det skapar tomma behållare i PDF-dokumentet.
• Skriv text som inte kräver att läsaren behöver förstå hänvisningar eller kunna se färger exempel ”I den högra spalten”, ”I den blåa rutan”, grön text anger att innehåll är positivt.

1.3 Formatera innehåll

Använd format eller funktioner för exempelvis innehållsförteckning, fotnot, länkar, listor, spalter för att det ska fungera vid konvertering till PDF. Det du märker upp, formaterar i dokumentet följer med vid konvertering till PDF-dokumentet.

Tänk på att sidnumrering i dokumentet ska vara samma som verktyget som används för att läsa pdf-dokument exempelvis ”Acrobat Reader”. Grundinställningen för verktyg startar alltid sin sidnumrering på sidan 1. Det går att ändra i Adobe Acrobat.

Läsordning

Läsordningen ska följa dokumentets visuella struktur. I InDesign kan det bli ett problem eftersom läsordningen påverkas av hur textrutor läggs till. Att bestämma läsordning i InDesign kan göras genom att dra in innehållet i ”Artiklar” eller koppla ihop textrutor med textkopplingar. Ett annat sätt är att lägga innehållet i rätt ordning i lagerfliken.

Text

Tänk på:

• Dela upp texten i stycken med mellanrubriker.
• Undvik kursiv stil och versaler eftersom dessa minskar
  läsbarheten.
• Viktig information som läsaren måste få, ska inte placeras i
  sidhuvud eller sidfot. Det innehållet är inte tillgängligt för alla.

Rubriker

Alla texter som ska uppfattas som rubriker ska märkas upp som rubriker. I Word ska du använda formaten Rubrik 1, Rubrik 2 osv.

I InDesign skapar du format som heter H1, H2 och/eller kopplar ihop format med ”märkord” som H1, H2.

Välj rätt rubriknivå för att strukturera innehållet. Rubriknivåer
ska vara i en hierarkisk ordning, ingen nivå får hoppas över. Korrekt är Rubrik 1, Rubrik2. Fel är Rubrik 1, Rubrik 3.

 Rubriktexter ska vara beskrivande, informativa. Det underlättar
för att kunna navigera mellan rubriker.

Lägg till underrubriker för att gruppera innehåll och beskriva
innehåll i textstycken.

Tabeller

Använd ett tabellformat med bra läsbarhet som tydligt avgränsar
rader och kolumner med t.ex. streck eller färger.

Markera tabellens rubriker med t.ex. fet stil eller en större teckenstorlek.

Välj tabellformat med uppmärkt struktur eller märk upp tabellens
innehåll genom att ange vad som är kolumnrubrik och eller radrubrik.

I Word kan du ställa in kolumnrubriker i ”Tabellegenskaper” fliken
”Rader” och valet ”Upprepa som rubrikrader överst på varje sida”.

I InDesign kan du markera och högerklicka och välja ”Tabellalternativ” och ”Tabellhuvuden och tabellfötter…” för att ange rubrikrader/-kolumner.

 Skriv rubriker i varje kolumn och/eller rad. Lämna ingen rubrik
tom.

Gör enkla tabeller och undvik att använda olika antal kolumner för
rader i en tabell.

Tabellrubriker och summering kan läggas till om syftet och
innehållet blir tydligare.

Bilder

Bilder som är dekorativa och inte tillför något ska märkas som
bakgrundsbild.

Bilder som har meningsbärande information måste ha en
alternativtext. Alternativtexten ska beskriva bilden för läsare som inte kan se bilden. I Word lägger du till alternativtext genom att högerklicka på bilden välj

Formatera bild >> Välj Layout och egenskaper.

I InDesign kan du märka upp bakgrundsbilder genom att lägga till märkordet ”Artifact” till bilden. Det görs i strukturvyn i InDesign. För att lägga till en alternativtext i InDesign så högerklicka på ”Figure” i Strukturmenyn och välj ”Nytt attribut”. Skriv in ”Alt” i rutan för ”Namn” och alternativtexten i rutan för ”Värde”.

Bilder som är en del i en grupp har en gemensam beskrivning. Gör
en bild genom att sammanfoga bilderna till en och skriv en alternativtext.

Undvik att göra bilder som är text. Om det görs ska bildens
alternativtext vara samma som texten på bilden.

Länkar

• Skriv tydliga länktexter. Med en tydlig länktext går att förstå vart den leder utan att läsaren måste läsa sammanhanget länken är i.
• Undvik att använda länkar i löpande text.
• I första hand ska länktexten tydligt beskriva vart länken
  leder. I vissa fall kan en alternativtext ersätta länktexten när länktexten är otydligt t.ex. länktexter med URL-adresser.
• Skapa länkar genom funktioner i redigeringsprogrammen.

Färger

Begriplighet ska inte vara beroende av användarens förmåga att uppfatta färg. Det innebär att informationen inte ska vara beroende av att användaren kan uppfatta färger. Det gäller t.ex. cirkeldiagram, stapeldiagram mm. Använd mönster eller komplettera med text för att förklara t.ex. staplar i ett diagram.

Val av förgrunds- och bakgrundsfärger ska ha tillräcklig kontrast.
Det rekommenderade gränsvärdet för att uppnå nivå AA: Text 4,5:1 och för stor text med minst 18 punkters textstorlek. För text i fet stil med minst 14 punkters storlek är gränsvärdet 3:1.

Mät kontrastvärdet genom att använda verktyg som t.ex.”Colour
Contrast Analyser”.

1.4 Ange dokumentegenskaper och språk

Ange dokumentegenskaper för dokumentet. Viktigast är titel,
författare och sökord. I Word görs det via ”Arkiv” >> ”Dokumentegenskaper”.

I InDesign görs det via ”Arkiv” >>”Filinformation”  >>”Grundläggande”.

Det huvudsakliga språket ska vara definierad i redigeringsprogrammets inställningar.

Om du skriver en del text i dokumentet med ett annat språk ska du
märka upp det. I Word ändrar du enklast språk längst ner på sidan där det visas språk.

 I InDesign ändrar du språk för en del genom att ändra språk i ”Text” >>”Tecken”.

 1.5 Lägg till bokmärken

För dokument med många sidor är det viktigt att lägga till bokmärken.

I Word är det förinställt att alla rubriker blir bokmärken vid konvertering.

I InDesign lägger du till bokmärken ”Fönster” >>”Interaktivt” >> ”Bokmärken”.

1.6 Testa tillgängligheten i Word-dokument

Välj Arkiv. Vid rubriken ”Kontrollera dokumentet”, välj ”Kontrollera tillgänglighet”.

Funktionskontrollen visar resultat av kontrollen samt ger förslag på hur problemet ska korrigeras.

 1.7 Konvertera dokument

Det finns olika metoder att konvertera från redigeringsprogram.
Beroende på vilken metod du väljer kan du få olika grad av tillgänglighet.
Exempel ”Skriv ut till PDF” eller ”Spara som PDF”.

I Word ska du välja ”Spara som PDF” i meny ”Arkiv” eller ”Skapa PDF” i menyn ”Acrobat”.

I InDesign väljer du i menyn ”Exportera” >> Filformat: ”Adobe PDF (interaktivt)” och verifiera att alternativen ”Skapa PDF med märkord” och ”Använd struktur för tabbordning” är valda.

2 Kontrollera pdf-dokument i Adobe Acrobat

Vi har sammanställt en checklista med krav för en tillgänglig PDF,
se rubrik ”3. Checklista för tillgängliga PDF-dokument” som du kan använda för att kontrollera tillgängligheten.

2.1 Gör en automatisk kontroll

Det finns olika verktyg för att kontrollera om dokumentet är tillgängligt. Adobe Acrobat har en funktion för att göra en tillgänglighetskontroll.

Det finns även verktyg, webbplatser som erbjuder liknande funktioner. Gemensamt för alla verktyg är att det görs automatiskt men det krävs alltid en manuell kontroll för att säkerställa tillgängligheten.

För att använda Adobe Acrobats kontroll väljer du Verktyg >> Tillgänglighet >> Fullständig kontroll.

2.2 Gör en manuell kontroll

Exempel på manuell kontroll.

Kontrollera att läsordningen är korrekt. Det görs i panelen ”Ordning”.

I innehållspanel ska du kontrollera om det finns tomma behållare t.ex. tomma radmatningar (vilka bör tas bort).

Kontrollera att taggarna har blivit korrekta t.ex. rubriker, listor tabeller och bilder. Det görs i panelen ”Taggar”.

Kontrollera att det går att använda tabb för att navigera mellan länkar och att det är i korrekt ordning.

Fungerar länkarna att välja och leder de rätt?

Finns det tillräckligt med bokmärken?

2.3 Reparera problem

Om du upptäcker problem finns det möjlighet att lägga till eller ändra i Adobe Acrobat. T.ex. om du glömt skriva in dokumentegenskaper kan du åtgärda genom att lägga till det genom att välja ”Arkiv” 4 ”Egenskaper”.

Det finns ett verktyg för att ändra taggar om t.ex. en rubriknivå har blivit fel. Verktyget heter ”Slutredigeringsverktyget för läsordning”. Välj ”Verktyg” 4 ”Tillgänglighet” 4 ”Läsordning”.

2.4 Lägg till tillgänglighetsfördelar

Visa bokmärken när dokumentet öppnas

Det är en fördel för många användare att bokmärken visa till vänster vid dokumentet. Den inställningen görs genom att välja ”Arkiv” 4 ”Egenskaper” och välj fliken ”Inledande vy”. Välj i kombinationsrutan för ”Layout och förstoring”: ”Sida och bokmärken”.

Lägg till titel överst i titelraden

I titelraden (överst i fönstret) visas dokumentets filnamn. Det är bättre att visa dokumentets titel. Den inställningen gör du genom att välja ”Arkiv” 4 ”Egenskaper” och fliken” Inledande vy”. Välj i kombinationsrutan för Fönsteralternativ ”Visa Dokumenttitel”.

3.4 Navigering

3.5 Färger och text

3.6 Rubriker

3.7 Bilder

3.8 Länkar

3.9 Tabeller

3.10 Listor