Gudie för att skapa tillgängliga PDF:er

1 Skapa dokument i redigeringsprogram

Instruktioner för hur du ska göra för att formatera innehåll har hänvisningar till Word 16, InDesign och Adobe Acrobat DC PRO.

1.1 Utgå från dokumentmallar med bra formgivning

Dokumentmallar ska finnas för olika dokumenttyper. Formaten i dokumentmallarna ska vara korrekt inställda för att underlätta för skribenterna.

Text

  • Teckenstorlek för normaltext (bröd) bör vara 11 till 12 punkter.
  • Radavståndet kan behöva ökas till minst 150 procent inom textstycken och avståndet mellan stycken är minst 1,5 gånger större än radavståndet.
  • Spaltbredden bör inte vara längre än 80 tecken (6–13 cm).
  • Löpande text ska vara vänsterjusterad, ojämn högerkant, jämn vänsterkant.
  • Lägg till avstånd före och efter format ”Normal” för att undvika att skribenten gör tomma radmatningar.

Rubriker

  • Låt inte rubriker flyta mellan textstycken.
  • Visa tydligt vilket stycke rubriken hör till genom att lägga mer luft ovanför rubriken än under.

Listor

Gör större avstånd mellan två punkstycken i en punktlista än ett vanligt radavstånd.

Tabeller

  • Skapa format för tabeller med bra läsbarhet t.ex. avgränsningar mellan celler i form av linjer eller färger.
  • Markera tabellens rubriker med till exempel fetstil, eller ett större teckenstorlek.

Länkar

Det ska tydligt framgå vad som är en länk. Det är inte tillräckligt att använda färg för att markera vad som är länk. Symbol framför länktext eller understruken text gör det tydligt.

Sidhuvud och sidfot

Innehåll som är i sidhuvud och sidfot kommer inte att läsas upp med hjälpmedel som skärmläsare för gravt synskadad. Tänk på att om det är viktig information så bör det även placeras utanför dessa områden.

1.2 Skriv text

Tänk på:

  • Skriv det viktigaste först.
  • Längre dokument inleds med en kort sammanfattning.
  • Texterna har ett enkelt och begripligt språk.
  • Texterna är disponerade på ett logiskt sätt.
  • Förklarar nödvändiga facktermer.
  • Använd sidbrytning för att byta sida. Använd inte ”Enter” för att byta sida eftersom det skapar tomma behållare i PDF-dokumentet.
  • Skriv text som inte kräver att läsaren behöver förstå hänvisningar eller kunna se färger exempel ”I den högra spalten”, ”I den blåa rutan”, grön text anger att innehåll är positivt.

1.3 Formatera innehåll

Använd format eller funktioner för exempelvis innehållsförteckning, fotnot, länkar, listor, spalter för att det ska fungera vid konvertering till PDF. Det du märker upp, formaterar i dokumentet följer med vid konvertering till PDF-dokumentet.

Tänk på att sidnumrering i dokumentet ska vara samma som verktyget som används för att läsa pdf-dokument exempelvis ”Acrobat Reader”. Grundinställningen för verktyg startar alltid sin sidnumrering på sidan 1. Det går att ändra i Adobe Acrobat.

Läsordning

Läsordningen ska följa dokumentets visuella struktur. I InDesign kan det bli ett problem eftersom läsordningen påverkas av hur textrutor läggs till. Att bestämma läsordning i InDesign kan göras genom att dra in innehållet i ”Artiklar” eller koppla ihop textrutor med textkopplingar. Ett annat sätt är att lägga innehållet i rätt ordning i lagerfliken.

Bestämma läsordning i InDesign

Text

Tänk på:

  • Dela upp texten i stycken med mellanrubriker.
  • Undvik kursiv stil och versaler eftersom dessa minskar
    läsbarheten.
  • Viktig information som läsaren måste få, ska inte placeras i
    sidhuvud eller sidfot. Det innehållet är inte tillgängligt för alla.

Rubriker

Alla texter som ska uppfattas som rubriker ska märkas upp som rubriker. I Word ska du använda formaten Rubrik 1, Rubrik 2 osv.

Hur du märker upp rubriker i Word

 

I InDesign skapar du format som heter H1, H2 och/eller kopplar ihop format med ”märkord” som H1, H2.

Välj rätt rubriknivå för att strukturera innehållet. Rubriknivåer
ska vara i en hierarkisk ordning, ingen nivå får hoppas över. Korrekt är Rubrik 1, Rubrik2. Fel är Rubrik 1, Rubrik 3.

Hur man märker upp rubriker i InDesign

 Rubriktexter ska vara beskrivande, informativa. Det underlättar
för att kunna navigera mellan rubriker.

Lägg till underrubriker för att gruppera innehåll och beskriva
innehåll i textstycken.

Tabeller

Använd ett tabellformat med bra läsbarhet som tydligt avgränsar
rader och kolumner med t.ex. streck eller färger.

Markera tabellens rubriker med t.ex. fet stil eller en större teckenstorlek.

Välj tabellformat med uppmärkt struktur eller märk upp tabellens
innehåll genom att ange vad som är kolumnrubrik och eller radrubrik.

I Word kan du ställa in kolumnrubriker i ”Tabellegenskaper” fliken
”Rader” och valet ”Upprepa som rubrikrader överst på varje sida”.

Hur man ställer in kolumnrubriker

I InDesign kan du markera och högerklicka och välja ”Tabellalternativ” och ”Tabellhuvuden och tabellfötter…” för att ange rubrikrader/-kolumner.

Hur man ställer in kolumnrubriker i InDesign

 Skriv rubriker i varje kolumn och/eller rad. Lämna ingen rubrik
tom.

Gör enkla tabeller och undvik att använda olika antal kolumner för
rader i en tabell.

Tabellrubriker och summering kan läggas till om syftet och
innehållet blir tydligare.

Bilder

Bilder som är dekorativa och inte tillför något ska märkas som
bakgrundsbild.

Bilder som har meningsbärande information måste ha en
alternativtext. Alternativtexten ska beskriva bilden för läsare som inte kan se bilden. I Word lägger du till alternativtext genom att högerklicka på bilden välj

Formatera bild >> Välj Layout och egenskaper.

I InDesign kan du märka upp bakgrundsbilder genom att lägga till märkordet ”Artifact” till bilden. Det görs i strukturvyn i InDesign. För att lägga till en alternativtext i InDesign så högerklicka på ”Figure” i Strukturmenyn och välj ”Nytt attribut”. Skriv in ”Alt” i rutan för ”Namn” och alternativtexten i rutan för ”Värde”.

Bilder som är en del i en grupp har en gemensam beskrivning. Gör
en bild genom att sammanfoga bilderna till en och skriv en alternativtext.

Undvik att göra bilder som är text. Om det görs ska bildens
alternativtext vara samma som texten på bilden.

Länkar

  • Skriv tydliga länktexter. Med en tydlig länktext går att förstå vart den leder utan att läsaren måste läsa sammanhanget länken är i.
  • Undvik att använda länkar i löpande text.
  • I första hand ska länktexten tydligt beskriva vart länken
    leder. I vissa fall kan en alternativtext ersätta länktexten när länktexten är otydligt t.ex. länktexter med URL-adresser.
  • Skapa länkar genom funktioner i redigeringsprogrammen.

Färger

Begriplighet ska inte vara beroende av användarens förmåga att uppfatta färg. Det innebär att informationen inte ska vara beroende av att användaren kan uppfatta färger. Det gäller t.ex. cirkeldiagram, stapeldiagram mm. Använd mönster eller komplettera med text för att förklara t.ex. staplar i ett diagram.

Val av förgrunds- och bakgrundsfärger ska ha tillräcklig kontrast.
Det rekommenderade gränsvärdet för att uppnå nivå AA: Text 4,5:1 och för stor text med minst 18 punkters textstorlek. För text i fet stil med minst 14 punkters storlek är gränsvärdet 3:1.

Mät kontrastvärdet genom att använda verktyg som t.ex.”Colour
Contrast Analyser”.

1.4 Ange dokumentegenskaper och språk

Ange dokumentegenskaper för dokumentet. Viktigast är titel,
författare och sökord. I Word görs det via ”Arkiv” >> ”Dokumentegenskaper”.

I InDesign görs det via ”Arkiv” >>”Filinformation”  >>”Grundläggande”.

Hur man anger dokumentegenskaper och språk i InDesign

Det huvudsakliga språket ska vara definierad i redigeringsprogrammets inställningar.

Om du skriver en del text i dokumentet med ett annat språk ska du
märka upp det. I Word ändrar du enklast språk längst ner på sidan där det visas språk.

Hur man anger språk i Word

 I InDesign ändrar du språk för en del genom att ändra språk i ”Text” >>”Tecken”.

Hur man anger språk i InDesign

 1.5 Lägg till bokmärken

För dokument med många sidor är det viktigt att lägga till bokmärken.

I Word är det förinställt att alla rubriker blir bokmärken vid konvertering.

I InDesign lägger du till bokmärken ”Fönster” >>”Interaktivt” >> ”Bokmärken”.

Hur man lägger till bokmärken i InDesign

1.6 Testa tillgängligheten i Word-dokument

Välj Arkiv. Vid rubriken ”Kontrollera dokumentet”, välj ”Kontrollera tillgänglighet”.

Hur du kontrollera tillgänglighet i Word

Funktionskontrollen visar resultat av kontrollen samt ger förslag på hur problemet ska korrigeras.

Bild som visar gränssnittet för tillgänglighetskontroll i Word

 1.7 Konvertera dokument

Det finns olika metoder att konvertera från redigeringsprogram.
Beroende på vilken metod du väljer kan du få olika grad av tillgänglighet.
Exempel ”Skriv ut till PDF” eller ”Spara som PDF”.

I Word ska du välja ”Spara som PDF” i meny ”Arkiv” eller ”Skapa PDF” i menyn ”Acrobat”.

I InDesign väljer du i menyn ”Exportera” >> Filformat: ”Adobe PDF (interaktivt)” och verifiera att alternativen ”Skapa PDF med märkord” och ”Använd struktur för tabbordning” är valda.

Kontrollera pdf-dokument i Adobe Acrobat

Vi har sammanställt en checklista med krav för en tillgänglig PDF,
se rubrik ”3. Checklista för tillgängliga PDF-dokument” som du kan använda för att kontrollera tillgängligheten.

2.1 Gör en automatisk kontroll

Det finns olika verktyg för att kontrollera om dokumentet är tillgängligt. Adobe Acrobat har en funktion för att göra en tillgänglighetskontroll.

Det finns även verktyg, webbplatser som erbjuder liknande funktioner. Gemensamt för alla verktyg är att det görs automatiskt men det krävs alltid en manuell kontroll för att säkerställa tillgängligheten.

För att använda Adobe Acrobats kontroll väljer du Verktyg >> Tillgänglighet >> Fullständig kontroll.

Hur man kontrollerar om ett dokument är tillgängligt

2.2 Gör en manuell kontroll

Exempel på manuell kontroll.

Kontrollera att läsordningen är korrekt. Det görs i panelen ”Ordning”.

Hur man kontrollerar läsordningen

I innehållspanel ska du kontrollera om det finns tomma behållare t.ex. tomma radmatningar (vilka bör tas bort).

Hur man kontrollerar om det finns tomma behållare

Kontrollera att taggarna har blivit korrekta t.ex. rubriker, listor tabeller och bilder. Det görs i panelen ”Taggar”.

Hur man kontrollerar att taggarna har blivit korrekta

Kontrollera att det går att använda tabb för att navigera mellan länkar och att det är i korrekt ordning.

Fungerar länkarna att välja och leder de rätt?

Finns det tillräckligt med bokmärken?

2.3 Reparera problem

Om du upptäcker problem finns det möjlighet att lägga till eller ändra i Adobe Acrobat. T.ex. om du glömt skriva in dokumentegenskaper kan du åtgärda genom att lägga till det genom att välja ”Arkiv” 4 ”Egenskaper”.

Det finns ett verktyg för att ändra taggar om t.ex. en rubriknivå har blivit fel. Verktyget heter ”Slutredigeringsverktyget för läsordning”. Välj ”Verktyg” 4 ”Tillgänglighet” 4 ”Läsordning”.

2.4 Lägg till tillgänglighetsfördelar

Visa bokmärken när dokumentet öppnas

Det är en fördel för många användare att bokmärken visa till vänster vid dokumentet. Den inställningen görs genom att välja ”Arkiv” 4 ”Egenskaper” och välj fliken ”Inledande vy”. Välj i kombinationsrutan för ”Layout och förstoring”: ”Sida och bokmärken”.

Hur du lägger till bokmärken i Adobe Acrobat Pro

Lägg till titel överst i titelraden

I titelraden (överst i fönstret) visas dokumentets filnamn. Det är bättre att visa dokumentets titel. Den inställningen gör du genom att välja ”Arkiv” 4 ”Egenskaper” och fliken” Inledande vy”. Välj i kombinationsrutan för Fönsteralternativ ”Visa Dokumenttitel”.

Hur du lägger till en dokumenttitel i Adobe Acrobat Pro

3 Checklista för tillgängliga PDF-dokument

Vi har sammanställt krav för tillgängliga dokument utifrån WCAG:s tekniker för tillgänglig PDF. Finns på: http://www.w3.org/WAI/GL/WCAG20-TECHS/pdf.html. Teknikerna bygger på tekniker och riktpunkter från WCAG 2.0. Vissa riktpunkter ska vara genomfört i redigeringsprogram.

3.1 Nivå

M Krav som måste vara uppfyllda. Är krav som är viktigt för användarna och är på nivå A och AA i WCAG.

B Krav som bör uppfyllas för uppnå AA nivå.

K Extra funktionalitet som läsare, användare av dokumentet kan vara hjälpta av.

3.2 Kontrollera automatiskt eller manuellt

I Adobe Acrobat pro kan du testa tillgänglighet. Vissa krav kan upptäckas i den automatiska testen som exempelvis om huvudsakliga språket inte är angivet. Vissa krav måste testas manuellt exempel om det är förändringar i det huvudsakliga språket. Kolumnen A/M anger om kravet testas och upptäcks i den automatiska testen (A) eller manuellt testa (M) om kravet uppfylls.

 

3.3 Kodstruktur och språk

 

Nivå

 

 

A/M

 

 

WCAG

 

 

PDF teknik

 

 

Kommentar

 

 

M

 

 

A

 

 

3.1.1 (A)

 

 

PDF16

 

 

Det huvudsakliga språket ska angivet för dokumentet

 

Vid fel: Lägg till språk genom att välja Arkiv4Egenskaper och fliken ”Avancerat”.

 

 

B

 

 

M

 

 

3.1.2(AA)

 

 

PDF19

 

 

Om det är förändringar i det huvudsakliga språket är det uppmärkt

 

När delar av sidan har ett annat språk än det som är uppgivet som huvudsakligt ska det märkas upp.
Kontrollera genom: Gå till ”Taggar”, högerklicka på en tagg och välj ”Egenskaper”. Kontrollera att rätt språk är valt.

 

 

B

 

 

M

 

 

3.2.2(AA)

 

 

PDF17

 

 

Specificera sidnumrering i PDF-dokumentet

 

Kontrollera att sidnumreringen som visas i PDF-verktyget är samma som dokumentets sidnumrering.
Vid fel: ändra sidnumreringen i ”Sidor”4 ”Alternativmeny”4”Sidetiketter”.

 

 

M

 

 

M

 

 

2.4.2(A)

 

 

PDF18

 

 

Dokumentet har titlar som beskriver ämne eller syfte

 

Dokumentet ska ha en titel som beskriver vad dokumentet handlar om t.ex. samma som dokumentets huvudrubrik.

 

Kontrollera dokumentets titel i Arkiv4Egenskaper.

 

 

M

 

 

A

 

 

2.4.2(A)

 

 

PDF18

 

 

Dokumentet har en titel som visas i titelraden

 

Titeln ska visas i titelraden.
Vid fel: Gör inställning genom att välja Arkiv4Egenskaper, välj fliken ”Inledande vy” och ”Visa Dokumenttitel”.

 

3.4 Navigering

 

 

Nivå

 

 

A/M

 

 

WCAG

 

 

PDF teknik

 

 

Kommentar

 

 

M

 

 

M

 

 

1.3.2 (A)

 

2.1.1 (A)

 

2.4.7 (AA)

 

 

PDF3

 

 

Tabbordningen följer dokumentets visuella struktur Tabbordningen i dokumentet ska vara i samma ordning som den visuella presentationen.

 

Vid fel: definiera tabbordningen i ”Sidor” 4Sidegenskaper.

 

 

B

 

 

M

 

 

1.3.2 (A)

 

 

PDF3

 

 

Läsordningen följer dokumentets visuella struktur

 

Läsordningen ska vara i samma ordning som den visuella presentationen. Ska gå att läsa dokumentet genom att ”omforma flöde” (gäller ej blanketter).

 

Kontrollera i ”Ordning” att det är korrekt läsordning.

 

 

M

 

 

M

 

 

2.4.5 (AA)

 

2.1.1 (A)

 

 

 

PDF2

 

 

Skapa bokmärken i långa dokument och blanketter

 

För dokument som är långa ska det finnas bokmärken.

 

Kontrollera i ”Bokmärken” om det finns tillräckligt med bokmärken.

 

 

B

 

 

 

2.4.5 (AA)

 

 

 

Erbjud klickbar innehållsförteckning

 

Erbjud klickbar innehållsförteckning eller åtminstone bokmärken.
Om innehållsförteckning används ska den märkas upp med taggarna ”TOC” som samlingstagg och ”TOCI” för varje post.

 


3.5 Färger och text

 

Nivå

 


A/M

 

WCAG

 

 

Teknik

 

 

Kommentar

 

 

M

 


M

 

1.4.5 (AA)

 

 

PDF7

 

 

Dokumentet ska vara i textformat En skannat dokument är en bild och kan inte läsas med hjälpmedel.

 

Kontrollera att innehållet är text.

 

 

A

 


M

 

1.4.1 (A)

 

 

G14

 

G182

 

G205

 

 

Begriplighet är inte beroende av användarens förmåga att uppfatta färg
Kontrollera att information inte ska vara beroende av att användaren kan uppfatta färger. Gäller exempelvis utseende på länkar, diagram osv.

 

 

B

 


M

 

1.4.3 (AA)

 

 

G18

 

G145

 

 

Förgrunds- och bakgrundsfärg ger tillsammans tillräcklig kontrast

 

Kontrollera att färger har tillräcklig kontrast exempel genom verktyg.

 

 

K

 


M

 

1.4.11 (AA)

 

 

G145 

 

Använd tillräckliga kontraster i komponenter och grafik

 

Ska uppnå minst 3:1. 

 

M

 


 

 

1.3.3 (A)

 

 

 

Instruktioner ska inte vara beroende av sensoriska kännetecken

 

Kontrollera att instruktioner för att förstå och styra innehåll är inte enbart beroende av sensoriska kännetecken som form, storlek, visuell placering, orientering eller ljud. Exempel hänvisningar till viss ruta med färg, höger.

 

 

3.6 Rubriker

 

Nivå

 

 

A/M

 

WCAG

 

 

Teknik

 

 

Kommentar

 

 

M

 


M

 

1.3.1 (A)

 

 

PDF9

 

 

”H”-taggar används för att identifiera rubriker

 

Kontrollera i ”Taggar” att rubriker som visuellt ska uppfattas som rubriker är uppmärkta med ”H”-taggar.

 

 

M

 


A

 

1.3.1 (A)

 

 

PDF9

 

 

”H”-taggar är i korrekt strukturell ordning

 

Kontrollera i ”Taggar” att rubriker är i korrekt rubriknivå.

 

 

B

 


M

 

2.4.6 (AA)

 

 

PDF9

 

 

Rubriktexterna är beskrivande

 

 

 

 

M

 


M

 

2.4.1 (A)

 

 

PDF9

 

 

Rubriker finns för att kunna hoppa över block av text

 

Kontrollera att det finns tillräckligt med rubriker exempel för olika områden.

 

 

3.7 Bilder

 

Nivå

 


A/M

 

WCAG

 

 

Teknik

 

 

Kommentar

 

 

M

 


A/M

 

1.1.1 (A)

 

 

PDF4

 

 

Bilder som är dekorativa är uppmärkt som bakgrundsbild

 

Kontrollera att dekorativa bilder är bakgrundsbild, ”Artifact”. Kan exempelvis kontrolleras genom att använda ”Slutredigeringsverktyget för läsordning”.

 

 

M

 


A/M

 

1.1.1 (A)

 

 

PDF1

 

 

Textbeskrivningar finns för alla bilder som har meningsbärande information

 

Kontrollera att det finns alternativtext för bilder som tillför information. Kan exempelvis kontrolleras genom att använda ”Slutredigeringsverktyget för läsordning”.

 

 

B

 


A/M

 

1.1.1 (A)

 

 

G196

 

 

Bilder som är en del i en grupp har en gemensam beskrivning

 

 

 

B

 


M

 

1.4.5 (AA)

 

 

 

Text i form av bild

 

Kontrollera att alternativtext när text återges som bild är samma om det tillför något. Kan exempelvis kontrolleras genom att använda ”Slutredigeringsverktyget för läsordning”.

 

 

3.8 Länkar

 

Nivå

 


A/M

 

WCAG

 

 

Teknik

 

 

Kommentar

 

 

M

 


A

 

1.3.1 (A)

 

 

PDF11

 

 

Länkar och länktexter är uppmärkt med ”Link”-tagg

 

För varje länk i PDF-dokumentet ska det finnas en ”Link”-tagg samt länktext och en ”Link – OBJR” tagg. Kontrollera i ”Taggar”.

 

 

M

 


M

 

2.4.4 (A)

 

 

PDF11
G91

 

 

Länktexten beskriver vart länken leder

 

 

3.9 Tabeller

 

Nivå

 


A/M

 

WCAG

 

 

Teknik

 

 

Kommentar

 

 

M

 


A/M

 

1.3.1 (A)

 

 

PDF6

 

 

Tabeller är korrekt uppmärkta

 

Kontrollera att tabellen innehåller korrekt uppmärkning med taggar som ”Table”, ”TR” (Tabellrad), ”TH” (Tabellhuvudcell) och ”TD” (Tabelldatacell). Kan exempelvis kontrolleras genom att använda ”Slutredigeringsverktyget för läsordning”.

 

 

B

 


M

 

1.3.1 (A)

 

 

PDF6

 

 

Koppla ihop rubrikcell med innehållscell

 

Kontrollera om tabellen är komplex och att det finns koppling mellan rubrikceller och dataceller exempel genom ”ID” eller ”Scoope”.

 

 

K

 


M

 

1.3.1 (A)

 

 

PDF20

 

 

Lägg till synlig tabellrubrik eller summering om det tillför tydlighet

 

Om det behövs ska det finnas en synlig tabellrubrik (”Caption”) för att sammanfatta tabellen samt en summering (”Summary”) för att ge extra information till skärmläsare.

 

Kontrollera om det behövs till tabeller.

 


3.10 Listor

 

Nivå

 


A/M

 

WCAG

 

 

Teknik

 

 

Kommentar

 

 

M

 


A/M

 

1.3.1 (A)

 

 

PDF21

 

 

Listor ska ha korrekta taggar för listor

 

Kontrollera i taggar att listor har korrekt taggar. Listor kan ha taggar ”L” (lista), ”LI” (listpunkt), ”Lbl” (Listetikett) och/eller ”LBody” (Listtext).