Digitala informationsskärmar

El och trådat nät

OBS! För att kunna installera en digital informationsskärm krävs det att det finns el och trådat nät i väggen max 3 meter från platsen där skärmen ska sitta.
Finns inte det måste du beställa det först här:
Beställning av trådat nät och el

Planera din digitala informationsskärm

Det här är frågor som du som kommunikatör/ förvaltningsredaktör tillsammans med den verksamhet som ska ha den digitala informationsskärmen kan behöva besvara innan ni beställer:

1. Vem riktar du dig till?
2. Vad vill du förmedla/visa för mottagaren?
3. Är det intern eller extern information?
4. Var når du bäst målgruppen? Var rör de sig eller stannar upp? I vilket rum, på vilken vägg? Tänk över placeringen på väggen.
5. Varför behöver du sätta just den här informationen på en skärm? Syftet?
6. Vad är fördelar/nackdelar med att ha information på en skärm?
7. När och hur ofta ska informationen uppdateras?
8. Vem är ansvarig för informationen och uppdateringarna?
9. Ska innehållet även visas på andra digitala informationsskärmar?

Beställ din DIS-lösning

Under sommarperioden kommer beställningar att ta längre tid än vanligt.

Förvaltningsredaktören lägger tillsammans med verksamheten en offertförfrågan via ett av beställningsformulären här på Komin. Leverantören kommer därefter att ta kontakt för att diskutera lösningen och utifrån ert samtal lämna offert. Det finns en fast prislista för det som ingår i avtalet (se Avtal & prisuppgifter). Det som kan få priset att variera är vilka storlekar på skärmar ni vill använda samt eventuella speciallösningar för montering.

PLAYipp är det publiceringsverktyg som vi använder för att skapa och publicera innehåll på de digitala informationsskärmarna

I PLAYipp har du möjlighet att publicera en rad olika slags innehåll. Malmö stad har tagit fram mallar som gör det enklare för dig att komma igång med det viktigaste.

Skärmindelningar

Malmö stad har valt att ha ett par olika skärmindelningar (även kallade kanaler)i PLAYipp med ytor i olika storlekar för olika typer av innehåll.

Grundregler för innehållet

Det kan lätt bli för många olika budskap och innehåll på en skärm så det är en bra idé att hålla sig till vissa grundregler.

1. 2-4 budskap per yta/spellista
2. Bildväxlingstid 5-15 sekunder
3. Ha ett minimum av textinformationen per bild: Rubrik och kortfattad och kärnfull text. Det är inte lätt att läsa mycket text på en skärm som man kanske bara passerar eller slår en snabb blick på.
4. Visa inte film på alla ytor/spellistor samtidigt.

Att tänka på

Tänk över om det passar att ha ljud på skärmen eller inte. Det beror på vilken lokal skärmen är placerad i.

Ha en bra balans mellan "nyttig" och ”trevlig” information i innehållet. Trevlig information får helst inte dominera, då riskerar skärmen att bli meningslös.

Innehållet på en informationsskärm blir inte "gammalt" så snabbt som man kan tro. Det innehåll som den egna organisationen ser upprepade gånger per dag blir inte "gammalt" lika snabbt för förbipasserande och besökare.

Innehållstyper i PLAYipp

• Quicknote
• Bild
• Film
• Akuta nyheter i rullande textremsa
• PDF
• Powerpoint

Följande filtyper rekommenderas inte

• Word
• Excel

QUICKnote

QUICKnote är det verktyg du använder för att lägga in manuella texter och bilder i informationsskärmens olika ytor.

I QUICKnote kan du som användare själv skala eller beskära bilder till att passa en viss yta.

Du skriver in din text i QUICKnote om texten inte redan finns med i bilden. För budskap som ska uppdateras ofta, bör du redigera texten direkt i QUICKnote, istället för att den finns med i bilden.

Det finns flera redan färdiga QUICKnote-mallar som utgår från Malmö stads grafiska profil. Man väljer mall utefter vilket behov man har på bildstorlek och textmängd. I de fördefinierade mallarna ligger det en exempelbild som du enkelt byter ut.

Du kan även skapa egna QUICKnote-mallar, men vi rekommenderar att du använder de som finns.

Endast bildfiler går att ladda upp i QUICKnote, inget annat. (OBS - .tiff stöds ej!)

Bild

Enklast är det att lägga upp bilden i en QUIKnote som tillhör den yta som du vill placera bilden i. Bilden skalas ner proportionerligt till att passa bildboxen/ ytan i QUICKnote-mallen, men den kan inte skalas upp om den är för liten. Du kan också förstora och beskära bilden inne i QUICKnote.

Om du väljer att lägga en bild direkt på en yta utan QUICKnote så kommer du ombes att skala/ beskära bilden direkt i spellistan om bilden inte har samma proportioner som ytan du försöker placera bilden i. Här får man valen: skala upp proportionerligt, skala 1:1 eller manuellt skala/ positionera bilden samt beskär för publicering.

Tänk på att ha en pixelstorlek på bilden som ligger nära och är minst lika stor som ytan du försöker placera den i. Är ytan exempelvis 1080 x 608px så är det onödigt att ladda upp en bild med som är 3000 x 4000px, däremot blir det dålig kvalité/ upplösning om du använder en bild som istället är 300 x 400px

Bildfilsformat som fungerar är PNG, JPEG och GIF.

Film

Filmfiler publicerar du i den yta som har formatet 16:9. Det är endast mp4 filmfiler som stöds.

Format: MP4, H.264 encodement.

Om det är möjligt, exportera alltid ut filmerna som webboptimerade.

PDF

Du kan inte lägga in PDF:er i QUICKnote utan enbart direkt i en yta. När man drag&droppar en PDF in i en spellista så kommer filerna anpassa sig automatiskt efter höjd och bred, beroende på ytans format. Så där filen tar i tak först, dit kommer den skalas.

Är t.ex. ytan bredare än vad som behövs kommer PDF:en centrera sig i mitten och lämna resten av ytan blank. Detta gäller för både horisontalen och diagonalen. Har ytan större pixeldimension än PDF:ens upplösning så kommer PDF:en upplevas suddig. Desamma om man försöker lägga en PDF i en väldigt liten yta. Det här sker för att bildmaterial och fonter i en PDF blir “trasiga” när de skalas i för stor grad, alltså både upp och ner.

Powerpoint

Powerpointfiler går att lägga upp och de hanteras i systemet på samma sätt som PDF:er. Men fonter och animationer fungerar inte. Därmed rekommenderas det att du sparar om Powerpointfilen som lösa bildslides eller till en PDF.

Word

Vi rekommenderar inte användning av Worddokument i PLAYipp, då läsbarheten inte blir bra. Det är enklare att lägga in ditt budskap i en QUICKnote alternativt i en korrekt dimensionerad PDF.

Excel

Vi rekommenderar inte ihäller användning av Excelfiler, eftersom spellistan måste vara exakt dimensionerad efter Excelarkets kolumner.

Riktlinjer för publicering på Digitala informationsskärmar (DIS)

Allmänna riktlinjer:

• Allt som kommuniceras på Digitala informationsskärmar ska följa Malmö stads kommunikationspolicy och Malmö stads grafiska riktlinjer.
• Använd de mallar för publicering som finns uppladdade i DIS-tjänsten.
• RSS-flöden får användas om innehållet i dem inte strider mot Malmö stads kommunikationspolicy.
• Information som visas ska endast omfatta information eller marknadsföring av Malmö stads egna eller medverkande evenemang. Informationen får ej innehålla kommersiella budskap och loggor. Detta gäller även sponsring av kommunala evenemang och liknande aktiviteter.
• Malmö stadsbolag får annonsera på ytorna på samma premisser som ovan.

Riktlinjer externa skärmar:

Med externa skärmaravses skärmar placerade där besökare och medborgare som ej är medarbetare inom Malmö stad kan se innehållet.

• Externa skärmar får ej visa innehåll från Komin eller annat innehåll som är specifikt riktat till anställda inom Malmö stad.

Riktlinjer interna skärmar:

Med interna skärmar menas skärmar som är placerade där endast Malmö stads medarbetare kan se innehållet.

• RSS-flöden från Komin och andra interna kommunikationskanaler får användas.

Utbildning i publiceringsverktyget PLAYipp

Utbildning i PLAYipp sker i lärarledda utbildningar som genomförs av Supplies Team.

Utbildning i PLAYipp Manager – publicering

(betalas av beställande verksamhet)

Beställs i samråd med er förvaltningsredaktör.
Utbildning på endast publiceringsgränssnittet.
Max 10 deltagare per utbildningstillfälle.

• Lärarledd utbildning av Supplies Team
• Kostnad per utbildningstillfälle
  3 100 kr i Supplies Teams loklaer på Mejselgatan 3, Malmö
  eller
  4 100 kr i Malmö stads lokaler
• 1,5 timmar vid ett tillfälle
• Utbildningstillfälle enligt överenskommelse

Beställningsformulär för utbildning.

Utbildning för förvaltningsredaktörer

Vi återkommer med information om hur planen för utbildning för förvaltningsredaktörer kommer att se ut.

Är du förvaltningsredaktör och har behov av utbildning så hör gärna av dig via e-post så att vi blir uppmärksammade på att det finns en efterfrågan.

PLAYipp Hjälpcenter

Vi rekommenderar även att du använder dig av PLAYipps egna guider och filmer för att lära dig mer. Du hittar dem i PLAYipp Hjälpcenter

Tänk på:

Från och med 2019-03-12 finns ny enklare inloggning på plats. När du börjat använda den så kan du inte längre använda den gamla länken för inloggning. Var du redan användare innan och din e-post adress fanns i PLAYipp så ska du ha fått ett meddelande om detta via e-post.

https://saml.playipp.com/api/saml/13917/login

Support

Det är leverantören som ansvarar för support av digitala informationsskärmar, men för att vi ska bygga upp vår interna kunskap så söker du i första hand support hos förvaltningsredaktören och i PLAYipp Hjälpcenter.

Kontaktuppgifter

Supplies Team Sverige AB,
Tel: 08-736 18 00 (Snabbval 3)
E-post: malmostad@suppliesteam.se

Öppettider support - servicetid

Vardagar 7.00 – 17.00

Super-superanvändare

I ärenden som gäller struktur, skapande av konton för inloggning, administrering av och uppläggning av enheter så kan du få hjälp av vår super-superanvändare genom att skriva till DIS-admin.stod@malmo.se.

Här kan du se vad som ingår i Malmö stads ramavtal för digitala informationsskärmar för inomhusbruk (DIS)

Skärmarna och spelare hyrs från leverantören som också står för leverans, drift, service och support.

Detta ingår i avtalet

• Digitala skärmar med integrerad spelare
• Fästanordningar
• Montering och installation av produkterna (vid montering över 2m höjd tillkommer en extra kostnad som offereras av leverantören)
• Drift och support
• Service och underhåll

De modeller som ingår i avtalet är:

Andra skärmlösningar ingår inte i DIS-avtalet.

Upphandlad leverantör

Supplies Team Sverige AB, Box 23143, 10435 Stockholm

Avtalsperiod

Avtalsperioden är 24 månader med möjlighet till förlängning.

Priser

Kostnaden för den centrala förvaltningen av DIS kommer Stadskontorets kommunikationsavdelning att stå för. I den här prislistan (pdf, 332.4 kB) får du en överblick över månadskostnaden för Malmö stads digitala informationsskärmar.

Roller & ansvar i verksamheten

Förvaltningsredaktör

Kan behövas en eller flera per förvaltning beroende på verksamhet, men om ingen identifieras i beställning så kan tjänsten inte levereras.

Förvaltningsredaktören ansvarar för att:

• Lägga upp behörigheter för verksamhetens innehållsproducenter.
• Skapa RSS-flöden för verksamheten.
• Agera 1st line support för sin verksamhet.
• Ha övergripande koll på verksamhetens skärmar och behörighet att publicera på dem.

Redaktör

Publicerar på verksamhetens skärmar.

Centrala roller och ansvar

Stadskontorets kommunikationsavdelning ansvarar för att det finns mallar, arbetsprocesser, strategi för utbildningar och kommunikation kring DIS med verksamheterna. Man ansvarar även för avtalet, uppgraderingar av tjänsten samt kontakt med leverantören i övergripande frågor.

Kriskommunikatör

Stadskontorets kriskommunikatörer ansvarar för att vid kris "ta över" hela eller del av skärmar för att nå ut med kritiska budskap.

Om du har frågor eller behöver support angående digitala informationsskärmar så ska du vända dig förvaltningsredaktören på din förvaltning.

Förvaltningar och redaktörer

Arbetsmarknads- och socialförvaltningen
Banesa Martinez Roldan
Bo Knutsson

Fastighets- och gatukontoret
Daniel Nore

Fritidsförvaltningen
Martin Monikander

Funktionsstödsförvaltningen
Jeanette Björklund

Förskoleförvaltningen
Fredrik Kurki

Grundskoleförvaltningen
Medina Klinaku

Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen
Per Jernryd

Hälsa-, vård- och omsorgsförvaltningen
Johan Nyberg

Kulturförvaltningen
Erik Leo
Åsa Björklund

Miljöförvaltningen
Allan Dajotoy

Serviceförvaltningen
Peter Adamsson

Stadsbyggnadskontoret
-

Stadskontoret
Lena Englund
Dolores Peraic

Mediespelarna till digitala informationsskärmar som tillhör det gamla avtal har nu helt upphört att fungera då både avtal och licenser har gått ut. Är ni intresserade av den nya lösningen så ber vi er göra en offertförfrågan.