Frågor & svar

Order

Om jag beställt fel, kan jag ta bort ordern då?

Du kan inte ta bort en order som har skickats till leverantören. Det första du bör göra om du upptäcker att du har beställt helt fel är att kontakta leverantören och höra om de kan stoppa leveransen. Har du ännu inte hunnit signera beställningen kan du alltid makulera raderna genom att trycka på papperkorgen till vänster. Du kan endast makulera rader som är oattesterade. Är raden attesterad med en signatur måste du först trycka på signaturen för att avattestera och sedan makulera. Behöver du hjälp kan du kontakta ekonomiavdelningen på din förvaltning.

Varför får jag inte träff när jag söker på artikelnumret som står i leverantörens katalog.

Malmö stads avtal omfattar oftast inte leverantörernas hela sortiment. Det finns därför många artiklar i leverantörernas kataloger som inte finns i Ekot. Detta beror oftast på att vi har avtal med en annan leverantör på det området eller att man valt att begränsa antalet produkter till färre än vad leverantören erbjuder. Får du ingen träff vid sökning på artikelnummer, prova istället att söka på artikelbenämning.

Hur hittar jag ordern i systemet?

I Ekot kan du se dina orders Mina order i favoritmenyn eller via Inköp- Sök och sedan Mina order. Du kan i bilden du får upp göra olika urval på tidsintervall och har även möjlighet att göra en mer Avancerad sökning och söka på bland annat leverantör, datumintervall med mera.

Varför får jag mail där det står att min order inte kan levereras enligt mina önskemål?

När leverantörerna inte kan leverera exakt enligt din order skickar de ett meddelande om orderändring. Vanligtvis är det information om att leveransdatumet har flyttats eller att en eller flera varor inte finns tillgängliga för leverans. Mailet talar bara om att leverantören har gjort en orderändring. För att ta reda på innehållet måste du gå in på den aktuella ordern i Ekot och trycka på fliken orderbekräftelse. Där kan du se vad leverantören har ändrat.

Inleverans

Varför är det viktigt att göra inleverans?

Inleverans är momentet då du berättar för e-handelssystemet om du har fått alla varor som du har beställt. När inleveransen är gjord matchar systemet detta mot fakturan som gäller ordern. Om det som står på fakturan är samma som det du har fått och registrerat blir fakturan automatiskt granskningsattesteras och konterad och är redo att beslutsattesteras.

Hur inlevererar jag en order?

Du ser de order som ännu inte inlevererats direkt i din inkorg i Ekot. Dubbelklicka på den order som ska inlevereras. Inne på ordern klickar du på Leverans för att komma till sidan där leveransen registreras. Har du fått alla varor du beställt behöver du endast spara. Har du fått mindre eller mer än du har beställt ändrar du den aktuella kvantiteten så den stämmer med det du har tagit emot. Är det någon vara som inte har levererats ändrar du kvantiteten till noll. Om du fått besked om att varan kommer att levereras i framtiden skall bocken för slutlevererad inte vara ikryssad. Bocken slutlevererad betyder att ordern/orderraden är stängd för framtida leveranser.

Kan jag ändra inleveransen om den blivit fel?

Du kan ändra inleveransen fram till dess att fakturan är attesterad. Detta gör du genom att gå in på inköpsordern, antingen via Mina order eller via Inköp — Sök. Inne på inköpsordern klickar du på fliken Leveranser längst ner i bilden. Du ser de inleveranser som registrerats på ordern och kan där klicka på knappen Ändra leverans.

Jag har fått en ersättningsvara, hur inlevererar jag en artikel som inte finns på ordern?

I Ekot kan du inte lägga till en ny artikel vid inleverans. Om det är en ersättningsvara kan du inleverera den artikel som du har beställt och göra en anteckning med ersättningsvarans artikelnummer för att tala om att det är en annan artikel som kommer att faktureras.

Jag ska inleverera en order som min kollega har gjort. Hur hittar jag den?

Du får gå in under menyn Inköp — Sök och välja Inköpsorder. Har du inköpsordernumret skriver du detta i fältet Inköpsorder och klickar på Hämta. Saknar du ordernumret kan du göra en Avancerad sökning och då söka på till exempel beställarens namn, leverantör eller orderdatum.