Denna sida är flyttad till nya Komin!

Nya adressen: https://cityofmalmo.omniacloud.net/_/handbocker/ekonomihandboken-malmo-stad

14.1. Ekonomisystem

Kommunens ekonomisystem heter Raindance. Systemet har varit i drift i kommunen sedan oktober 2006. Leverantören till ekonomisystemet är Logica.

Malmö stads ekonomisystemslösning består av följande delar:

Ekonomistyrning
Detta är systemets hjärta. Här finns kommunens gemensamma ekonomimodell samt de hierarkier som vi har behov av att följa upp på. I ekonomistyrningen finns regler som styr vilka bokföringsposter som får läsas/skapas samt hur dessa ska lagras. Här finns också funktion för hantering av användare, behörigheter och attestregler. I huvudboken, som är en del av ekonomistyrningen lagras samtliga bokföringstransaktioner per förvaltning.

Uppföljning och Analys
Informationen i Raindance lagras dels i saldo- resp. transaktionsregister som uppdateras online samt i utdataplattformen (UDP) som uppdateras en gång per dygn. Vår ekonomisystemslösning erbjuder flera möjligheter för uppföljning och analys. Förutom Raindace utdatafunktioner finns verktygen Cognos BI och QlikView. Det finns enkla och användarvänliga rapporter som riktar sig till ansvariga för ett visst kostnadsställe, verksamhetsområde eller projekt. I dessa rapporten kan användaren gå från en övergripande nivå till detaljer och slutligen till den elektroniska fakturan. I systemet finns också en mängd kuber, rapporter och analyser som vänder sig till experter som dagligen arbetar med bokföring och uppföljning.

Budget och Prognos
Budget resp. prognos kan hanteras i Raindance Budget- och prognosmodul. Alla jämförelsetal hämtas från UDP´n. Under pågående arbete med budget/prognos sparas transaktionerna i modulen med speciellt status. När posterna är godkända finns de tillgängliga för alla utdatafunktioner.
Några förvaltningar använder Cognos Planning som budget- och prognosverktyg. Inför varje budgetprocess eller rapporteringsperiod laddas verktyget med ny data från Raindance. Godkänd budget exporteras från Planning och importeras i Raindance.

Leverantörsreskontra
Leverantörsreskontran innehåller ett gemensamt leverantörsregister men en reskontra per förvaltning. I reskontran lagras alla fakturor och utbetalningar. Fakturor har kommit till kommunen i elektronisk form eller på papper som har skannats och tolkats. Merparten av fakturorna handläggs i portalen. För att en faktura ska kunna betalas krävs att två olika personer har granskat resp. attesterat den.

Anskaffningsportalen
Elektroniska beställningar av kontorsmaterial, livsmedel, förbrukningsmaterial m.m. kan göras i Anskaffningsportalen. Här väljer användaren enkelt bland avtalade resp. miljömärkta produkter. Modulen stödjer ett helt automatiskt flöde från beställning till betalning.

Kundreskontra
Kundreskontran innehåller ett kundregister och en reskontra per förvaltning. I reskontran sparas samtliga fakturor, påminnelser, inbetalningar m.m.. Här kam man se vilka fodringar förvaltningen har mot en viss kund. Fakturorna skapas i portalen eller läses in från något av verksamhetssystem. De fakturor som inte har skrivits ut i ett tidigare led skrivs ut från Raindance på speciella skrivare.

Internfakturering
Fakturor till andra förvaltningar hanteras i internfaktureringsmodulen. Fakturorna skapas i portalen, men flertalet läses in som filer från verksamhetssystemen. Hantering av interna kund- resp. leverantörsfakturor sker på samma sätt som externa. När den säljande förvaltningen har godkänt fakturan skickas den direkt till köpande förvaltning. Betalning av interna fakturor regleras via ett intern checkräkningskonto som finns på varje förvaltning.

Anläggningsredovisning
I Anläggningsredovisningen lagras kommunens anläggningstillgångar. Här finns bland annat uppgift om tillgångens anskaffningsvärde och ekonomisk livslängd. Anläggningsredovisningen är kopplad till leverantörsreskontran och ekonomistyrningen. Alla inköp förs direkt över till anläggningsredovisningen. En gång per månad sker beräkning och bokföring av internränta och avskrivning.

Tid och projekt
Raindance Tid och Projekt innehåller funktion för att registrera resp. attestera tid samt följa upp projekt.