Bakgrund

Under 2005-2008 genomfördes projektet "Ny ekonommodell" med gemensam kodplan och nytt ekonomisystem. Därefter har vi fortsatt att titta på hur vi kan effektivisera våra ekonomi-administrativa processer ytterligare.

Gemensam redovisningsfunktion i Malmö stad?

Under 2009 gjordes en förstudie om gemensam redovisningsfunktion. Syftet var att ge underlag till beslut om en samlad redovisningsfunktion för Malmö stad eller om nuvarande organisationsmodell skulle kvarstå. Förstudien visade att det fanns både för- och nackdelar med att införa en gemensam redovisningsfunktion men att tiden varit för knapp för att kunna mäta resursåtgång eller göra någon djupare analys.

Ekonomicheferna beslöt i oktober 2009 att en fortsatt fördjupad utredning och kartläggning av de transaktionsintensiva processerna skulle ske.

Processbeskrivningar

Projektet "Effektivare ekonomiadministration" arbetade under 2010 med att kartlägga ekonomiprocesserna för Leverantörsfaktura, Kundfaktura, Anläggningsredovisning samt Styrdata till Raindance.

Samtidigt som projektet arbetade med kartläggningen tittade man på möjligheterna att effektivisera och standardisera genom att utföra delar av processerna i en gemensam funktion. Projektgruppen konstaterade att effektiviseringsvinsterna med en gemensam funktion inte var så stora och därför beslöt ekonomicheferna hösten 2010 att arbetet skulle gå vidare med att kartlägga övriga processer samt titta på effektiviseringsåtgärder inom befintlig organisation.

Våren 2011 tog projektet fram processbeskrivningar för processerna Budget, Prognos, Kassa/Bank samt Bokslut. Under arbetet med att kartlägga processerna tog projektet även fram mål och nyckeltal för respektive process samt förbättringsförslag.

Mätning av ekonomiprocesser

Under sommaren och hösten 2011 gjordes mätningar av resurs- och tidsåtgången för ekonomiprocesserna på förvaltningarnas ekonomifunktioner. Tidsåtgången lades därefter samman med volymerna och resulterade i en mängd mått och nyckeltal.  
Syftet med mätningen var att få en bild av nuläget som kan användas för att i framtiden kunna göra jämförelser över tiden och för att se om förbättringsåtgärder som implementeras ger önskad effekt.

Så här ser tidsfördelningen ut på huvudprocesserna i Malmö stad

All data och nyckeltal från mätningen finns i en speciell QlikView-applikation, som förvaltningarnas ekonomifunktioner har tillgång till. Här kan förvaltningen analysera sina värden samt göra jämförelser med andra förvaltningar.