Månadsvis uppföljning (personalekonomi)

I rollen som budget- och personalansvarig för en verksamhet finns det behov av olika hjälpmedel för att kontinuerligt kunna följa att medarbetarna får rätt lön och att rätt kostnader belastar arbetsplatsen/kostnadsstället.

Syftet med den här beskrivningen är att underlätta uppföljningen för dig som chef och att minska det idag stora antalet fel i lönehanteringen inom Malmö stad. Nedan följer beskrivning av olika möjligheter som finns för att underlätta det arbetet.

Urval via arbetsplats i trädet eller via kostnadsställekod?

När du väljer en arbetsplats i trädet visas information om alla de medarbetare som har sin placering på den arbetsplatsen under vald period. Om du har medarbetare som har sin placering på andra arbetsplatser (noder), och gör kortare inhopp hos dig, ser du inte dessa personer eller de kostnader de fört med sig. När du väljer en kostnadsställekod kommer information att visas om de medarbetare som fört med sig kostnader på vald enhet under vald period.

Hur rättar jag fel?

Gå till sidan Rättelse av lön för information om hur du rättar.

Före lön

Kostnadskontroll per enhet

Syfte: Kontrollera att det är rätt medarbetare som kommer att belasta din enhet med lönekostnader. Finns under Rapporter & Utdata. Använd alltid rapporten i mitten av månaden, innan verkställande av lön, se tidplan för löneutbetalning, men gärna oftare. Utförligare beskrivning av kostnadskontrollPDF (pdf, 296.4 kB)

Självservice HRutan

Syfte: Förebygga risken att medarbetare får fel lön utbetald. Be dina medarbetare kontrollera sin preliminära lön via "självservice" i HRutan och meddela dig direkt om det är något som inte stämmer.

Bemanningsöversikt

Syfte: Snabbt ge en överblick om dina medarbetare registrerat sin frånvaro eller ej. Genom att öppna "Bemanningsöversikt" för din enhet under Översikter kan du se vilka av dina medarbetare som har frånvaro registrerad under den period du söker på (du kan söka både bakåt och framåt i tid).

Fellista flex

Syfte: Snabbt ge en överblick om någon av dina medarbetare har en oregistrerad frånvaro. Om dina medarbetare flexar kan du genom att öppna "Fellista" under Flex se om det finns dagar med texten Inga stämplingar denna dag — det betyder att personen inte stämplat och inte heller har en registrerad frånvaro på en schemalagd arbetsdag.

Oattesterade poster

Syfte: Hinna få med allt till löneutbetalning som finns registrerat under månaden. Kontrollera att det inte finns oattesterade poster innan det är dags för lönekörning.

Efter lön

Analyslista

Syfte: Kontrollera att det är rätt medarbetare som fått ersättning utbetald via din enhet. Analyslistan ska tas fram av dig som ansvarig chef efter att lönen är verkställd för att du ska se att rätt personers lönekostnader belastat din enhet.  Rapporten "Analyslista" (A1a) finns tillgänglig via Rapporter & Utdata /Utdatarapporter den första i månaden efter utbetalning. För utförligare beskrivning av analyslista läs mer här.PDF (pdf, 221.4 kB)

Läs mer

Månadsvis uppföljningPowerpoint (powerpoint, 556.5 kB)
Produktiv resursPDF (pdf, 610.1 kB)
Specifikation produktiv resursPDF (pdf, 120.6 kB)
Kostnadskontroll per enhetPDF (pdf, 296.4 kB)
AnalyslistaPDF (pdf, 221.4 kB)