3. Vad kan och vill du förbättra?

När du har skapat en överblick över ditt nuvarande system, är det dags att analysera styrkor och svagheter och vilka justeringar som behövs göras för att underlätta ditt arbete och uppnå ökad effektivitet.

Vill du förbättra ditt system kan du jobba vidare genom att ställa dig följande frågor:

Om dina målgrupper

  • Kommunicerar du med någon aktör på bekostnad av någon annan? Finns det grupper där kommunikationen tar mycket tid i anspråk i förhållande till hur viktiga de är för din del av verksamheten?

  • Finns det någon målgrupp, intern eller extern, som du saknar i ditt kommunikationssystem och som du skulle behöva hitta kommunikationsformer för?

  • Vet du vilken slags information de olika målgrupperna behöver och i vilken form? Kan du behöva fråga någon målgrupp för att stämma av deras kommunikationsbehov?

  • Vad behöver du utveckla i kommunikationen med dina målgrupper?

Om dina kanaler

  • Är det någon typ av kanal som du behöver, men som du idag inte använder?

  • Vilken kanal/kommunikationsform fungerar som nav i systemet?Ägnas denna kanal/kommunikationsform tillräckligt med tid och resurser i förhållande till de andra?

  • Fungerar övriga kanaler/kommunikationsformer som stöd/avlastning så att den viktigaste kanalen kan utnyttjas effektivt?

  • Har du för många/för få kanaler?

  • Stödjer dina olika kanaler varandra eller konkurrerar de om uppmärksamheten?

  • Används rätt kanaler till rätt budskap?

  • Har du bra kanaler/forum för dialog?

  • Har du en bra mötesstruktur?

Om dina budskap

  • Får du med alla typer av budskap?

  • Vet du vilken slags budskap/innehåll medarbetarna behöver få från dig?

Övrigt

  • Har du en bra mix mellan formell och informell kommunikation?

  • Har du tid för de kommunikationsaktiviteter du ägnar dig åt eller behöver du omprioritera på något sätt?

  • Bör någon kommunikation vara snabbare? Hur kan du göra det?


Lista över förbättringsidéer

Lista alla förbättringsförslag du kan komma på - stora som små, direkt genomförbara förändringar och mer långsiktiga, enkla lösningar och mer resurskrävande åtgärder, saker du kan göra själv och aktiviteter där du måste involvera andra.
Det kan handla om att slopa en viss kommunikationsaktivitet, införa en ny sorts möten med en viss grupp, delegera kommunikationsansvaret för en fråga, nedprioritera en aktörsgrupp och sänka dina ambitioner för att få utrymme för annat som du bedömer vara viktigare.

Handlingsplan

När din bruttolista är klar behöver du göra en handlingsplan med så konkreta aktiviteter som möjligt. Sortera i din bruttolista över förbättringsidéer, prioritera och tänka igenom vilka förändringar som är viktigast och vilka förändringar som är rimliga, på kort och lång sikt.

Beskriv både vad som ska göras, hur det ska göras och till när det ska göras.