Vad säger forskningen om Malmö stads kommunikativa utmaningar?

Sara von Platen är en av de forskare som ingår i forskningsprojektet ”Kommunikativa organisationer” och som har haft särskilt fokus på Malmö stads forskningsresultat. Här svarar hon på frågor kring våra utvecklingsområden.

Vilka områden sticker ut som särskilda utvecklingsområden för Malmö stad?

– Generellt kan jag säga att Malmö stads resultat inte skiljer sig på något större sätt i förhållande till andra deltagande organisationer.
Två områden som sticker ut en aning rör kommunikationsklimatet och den närmaste chefens kommunikation. När det gäller klimatet ser vi att antalet som upplever att det är ”högt i tak” är något lägre än i jämförande organisationer. Vi ser också att det inom vissa frågeområden är stor skillnad mellan hur medarbetarna och cheferna värderar chefens kommunikation.

En kommunikativ organisation är bra på att lyssna och tillvarata inspel från verksamhet och medarbetare. Varför är lyssnandet så viktigt?

– Vi ser en ständigt ökande förändringstakt i omvärlden och hos de målgrupper vars behov ni har till uppgift att möta. Det kan idag gå väldigt snabbt från att subtila strömningar bland några få blir till kraftfulla krav från många. Därför är det viktigt att hela tiden ha örat mot rälsen och ha koll på vilka stämningar som strömmar internt och externt. Risken är annars att obehagliga överraskningar bubblar upp, som blir svåra att hantera utan den beredskap man får genom lyhördhet och lyssnande. Det interna lyssnandet handlar i grund och botten om ren verksamhetsutveckling.

Forskningsresultatet pekar på vikten av ett gott kommunikationsklimat – varför är det så viktigt?

– Kommunikationsklimatet är enkelt uttryckt sättet vi kommunicerar med varandra på och hur vi beter oss. Det påverkar oss på olika sätt; vår samarbetsförmåga, känslan av tillit, förmågan att lösa problem och ytterst förmågan att uppnå verksamhetsmålen. Därför är det viktigt att hålla dialogen om värderingar levande, att arbeta med klimatet på övergripande nivå och att på olika sätt stötta cheferna som har en viktig uppgift i detta.

Den närmaste chefens kommunikativa förmåga lyfts upp som mycket viktig och ses som fundament i en kommunikativ organisation – vill du utveckla det?

– Chefer är viktiga av många skäl. Med rollen kommer en auktoritet och befogenhet som andra inte har. De är också förebilder och präglar medarbetarna genom att finnas nära dem. De har en stark påverkan på arbetsplatsens klimat och arbetsmiljö. I forskningsresultatet ser vi också att högsta ledningens kommunikation är väldigt viktig och präglar organisationen i högre utsträckning än vi förväntade. Jag vill också understryka att alla medarbetare har ett stort kommunikationsansvar i en kommunikativ organisation.

Forskningsprojektet lyfter upp en informationsparadox. En stor mängd intern information produceras, men medarbetarens förmåga att förstå och sätta saker i ett sammanhang försvåras av att informationen tolkas och bearbetas för lite. Varför ser det ut såhär?

– Det handlar nog framför allt om att dagens teknik gör det enkelt att sprida och publicera information. Det verkar finnas en slags tro om att ju mer som produceras desto bättre, när vi i själva verket har för mycket för att det ska bli begripligt. Det har blivit en slags symbolhandling att ta fram och sprida information, snarare än se till att det blir begripligt för mottagaren.

Värdeskapande kommunikation har varit lite av ett mantra i kommunikationssammanhang. Hur ser ni på det begreppet inom forskningen?

– Värdeskapande betyder att man förädlar och skapar ett högre värde på en vara eller tjänst. Kommunikation är ett strategiskt och operativt stöd som förhöjer värdet av någon annans arbete och som underlättar för andra aktörer att göra ett bra jobb. Kommunikationens värde är oftast indirekt snarare än direkt, vilket absolut inte betyder att värdet är av mindre betydelse. Vi forskare arbetar nu vidare med frågan om hur vi kan förstå och förklara kommunikationens värde i relation till uppfyllelsen av centrala verksamhetsmål.

Kommunikation betraktas många gånger som ”det som löser allt” samtidigt som det ofta råder en alldeles för enkel syn på vad kommunikation tillför. Vad tänker du kring detta?

– Det handlar dels om övertron på att kommunikation är svaret på alla typer av problem. Förenklingen handlar om att man kan publicera information och sedan betrakta det som ”klart”. Kommunikation är komplext och handlar om att förstå sociala aspekter, kunna sätta sig in i mottagarens perspektiv och räkna ut hur informationen kommer att uppfattas och att förstå vad som händer med informationen i ett större perspektiv.

Resultatet visar också att kommunikatörerna själva tycker att deras uppdrag ibland är otydligt. Vad är viktigt att tänka på här och vad kan vi göra åt det?

– Kommunikatörens roll definieras ofta av den man är satt att stödja eller lösa ett uppdrag åt. Som motvikt till detta är det viktigt att ha ett ständigt pågående samtal om rollen inom kommunikationsavdelningarna. Det gäller att ha en gemensam bild och medvetenhet kring vad man ägnar sig åt för typ av uppgifter och att resonera kring huruvida de är värdeskapande eller inte.

Slutligen, vilka är då framgångsfaktorerna i arbetet med att utveckla en fullt ut kommunikativ organisation?

–  Det är en mängd olika saker som exempelvis att på olika sätt stärka ledningens, chefers och medarbetares kommunikativa förmåga. Men, viktigt att betona, det är inte mer av allt som är vägen till framgång. Inom forskningsprojektet har vi identifierat ett antal viktiga spänningsfält inom kommunikationsarbetet, där det gäller att hitta rätt balans för att uppnå värde. Exempel på ett sådant fält är mellan strategi och improvisation i kommunikationsarbetet.  Det är många olika delar som väger in för att skapa den ideala kommunikativa organisationen och ännu har vi inte hittat den!

Läs mer om spänningsfälten här.