Hantera kandidater med skyddade personuppgifter vid rekrytering

Om en person med skyddade personuppgifter söker arbete i Malmö stad är det viktigt att beakta att inga känsliga uppgifter röjs och att alla handlingar arkiveras och förvaras säkert. Så få personer som möjligt ska ta dela av och ha tillgång till handlingarna.

Sökande med skyddade personuppgifter kan välja mellan tre alternativ för att lämna sin ansökan. De är upp till den sökande att välja det som hen känner sig mest bekväm med. Sökande kan:

Alternativ 1.

Lämna sin ansökan personligen till rekryterande chef. Ansökan arkiveras i säkert förvar (brand- och inbrottssäkert arkivskåp).

Alternativ 2.

Lämna sin ansökan via e-post eller post med rekryterande chef som mottagare. Eftersom Malmö stads e-post saknar kryptering är det inte en säker kanal. Kandidaten måste därför säkerställa att såväl ansökan som e-postadress har avidentifieras om hen väljer denna kanal. Ansökan arkiveras i säkert förvar.

Följande gäller för alternativen ovan: Registrera inga personuppgifter i IT-stödet för rekrytering (ReachMee) om uppgiftslämnaren inte har godkänt detta. För att få korrekta uppgifter kring antal sökande samt att säkerställa att kandidaten inte faller mellan stolarna ska du registrera i Visma recruit att det finns ytterligare en kandidat i rekryteringsprocessen. Detta gör du genom att registrera en så kallad pappersansökan med fiktiva personuppgifter.

Alternativ 3.

Göra en digital ansökan med fiktiva personuppgifter via IT stödet för rekrytering ReachMee. Den sökande ska då själv säkerställa att inga känsliga uppgifter registreras som kan röja personuppgift, eftersom handlingen kan komma att begäras ut. Betyg och intyg kan tas med till intervju och arkiveras i säkert förvar.

Om sökande väljer att lägga in ansökan i ReahMee kan hen lägga in uppgifter enligt följande exempel:

Namn: Anonym Sökande
Personnummer: 2001-01-01
Kontaktuppgifter: För att genomföra rekryteringen behöver Malmö stad få tillgång till telefonnummer eller e-postadress.
Utbildning och arbetslivserfarenhet: Om företags-/organisationsnamn, lärosäte, ort och tidsperiod bedöms vara känsliga uppgifter kan dessa utelämnas ur ansökan. Det är dock viktigt att kandidatens kompetenser framgår.

Arkivering

Om en kandidat med skyddade personuppgifter får tjänsten ska ansökan diarieföras med sekretessmarkering i Platina. Vid begäran om att ta del av en ansökan ska en skadeprövning ske enligt 22 kap. 1§ Offentlighets- och sekretesslag (2000:400).

Så här gör du för att skicka post till den som har skyddade personuppgifter

Om du känner till personens adress

Om du känner till adressen, skickar du brevet direkt till personen på vanligt sätt. Använd inte Skatteverkets förmedlingsadress.

Om du inte känner till personens riktiga adress:

  1. Lägg det brev som ska förmedlas i ett kuvert.
  2. Skriv personens personnummer och namn (om du känner till det) på kuvertet.
  3. Klistra igen kuvertet och skriv din avsändaradress på baksidan av det.
  4. Lägg kuvertet i ett ytterkuvert och skriv Skatteverkets förmedlingsadress på det yttre kuvertet:
    Skatteverkets förmedlingsuppdrag Box 282, 403 Göteborg. Sätt på ett frimärke på det yttre kuvertet och lägg det i en brevlåda.

Du kan skicka flera olika brev i samma ytterkuvert. Skatteverket kan ha meddelat en annan särskild förmedlingsadress till personer som har skyddad folkbokföring eller kvarskrivning. Använd den särskilda adressen i så fall.

Om du vill skicka brev med rekommenderad post

Om du vill att ditt brev ska skickas med rekommenderad post så måste du skicka ytterkuvertet rekommenderat till Skatteverkets förmedlingsadress.

Skatteverket kan inte förmedla brev med mottagningsbevis, utan endast försändelse med tilläggstjänsten personlig utlämning. Detta innebär att brevet inte får hämtas ut av ombud, utan mottagaren måste hämta brevet personligen och legitimera sig.

Vill du skicka det rekommenderade brevet med personlig utlämning gör du så här:

  1. Lägg det brev som ska förmedlas i ett kuvert.
  2. Skriv ”personlig utlämning”, personens personnummer och namn (om du känner till det) på kuvertet.
  3. Klistra igen kuvertet och skriv din avsändaradress på baksidan av det.
  4. Lägg kuvertet i ett ytterkuvert och skriv Skatteverkets förmedlingsadress på det yttre kuvertet:
    Skatteverkets förmedlingsuppdrag Box 2820, 403 20 Göteborg
  5. Skicka brevet med rekommenderad post

Skatteverket kan ha meddelat en annan särskild förmedlingsadress till personer som har skyddad folkbokföring eller kvarskrivning. Använd den särskilda adressen i så fall.