Attest och arkivering

Underlag som ska bifogas

När medarbetaren är klar med reseräkningen ska den skrivas ut och skickas vidare för attest. Originalkvitton ska bifogas utskriften.

Vid representation, utbildning etc. ska även syfte, deltagarförteckning, program etc. bifogas i enlighet med gällande riktlinjer i Malmö stads ekonomihandbok. Inköp för privat bruk får inte förekomma på kvittona, d.v.s. kvitton som innehåller både privata inköp och inköp till verksamheten godtas inte.

Attestrutiner

Attest ska ske enligt gällande attestreglemente. Medarbetaren skriver ut sin sammanfattning och lämnar den, tillsammans med sina kvitton, till behörig beslutsattestant. Reseräkningen ska även skickas elektroniskt till behörig beslutsattestant. Beslutsattestanten attesterar reseräkningen elektroniskt när hen har fått samtliga originalkvitton och andra erforderliga underlag. Finns inga kvitton krävs endast elektronisk beslutsattest i HRutan.

Arkivering av reseräkningar

Attesterade reseräkningar samt originalkvitton och andra tillhörande underlag som t.ex. resplan, program och deltagarförteckningar är räkenskaps­information som ska arkiveras på samma sätt som övriga verifikationer. Arkivering av handlingarna ska därför ske central  på ett och samma ställe på respektive förvaltnings HR- eller ekonomiavdelning i 7 år efter utgången av det bokföringsår då utbetalningen ägde rum.