Bemanningsplanering och schemaläggning

När du som chef ska planera arbetstiden ska du utgå från uppdrag och verksamhetens behov. Du ska följa lagar, avtal, föreskrifter, fastställda mål och riktlinjer inom arbetstidsområdet.

Här finns information och stödmaterial för dig som chef, i arbetet med att planera för bemanning och schemaläggning.

Riskbedömning av arbetstid

I samband med planering och förändring av arbetstid/schema ska du göra en riskbedömning av arbetstidens förläggning. Du som chef ska vidta de åtgärder som behövs för att motverka att arbetstidens förläggning leder till ohälsa hos medarbetarna. Vid riskbedömning finns en checklista (pdf, 274.9 kB) och en blankett (pdf, 172.7 kB) att använda.

Bemanningsplanering

”Rätt kompetens på rätt plats i rätt tid till rätt syfte”.

Malmö stad har sedan en tid arbetat med att utveckla organisationens förmåga till såväl långsiktig som kortsiktig bemanningsplanering.

Bemanningsplanering är en fråga om hur verksamheten ska planeras. Det handlar om att veta när och hur verksamhetens uppdrag ska utföras och utifrån den planeringen bemanna med rätt kompetens på rätt tider.

1. Definiera uppdrag och verksamhetens behov
2. Kartlägga verksamhetens resurser och kompetens
3. Matcha verksamhetens resurser och kompetens till verksamhetens behov

Arbetet med bemanningsplanering handlar om att verksamhetens resurser ska användas på mest effektiva sätt. När arbetet med bemanningsplanering är klart kan arbetet med schemaläggning påbörjas.

Du kan ta hjälp av mallarna (under läs mer nedan) som är uppbyggda att vägleda dig igenom arbetet med bemanningsplanering. Här kommer en kort beskrivning hur respektive mall används.

Resursöversikt

Mallen används för att skapa en översikt över verksamhetens personalresurser och kompetenser.

Täthetsschema

Mallen används för att synliggöra hur många medarbetare som behövs i verksamheten under dygnets alla timmar.

Arbetspass översikt

Mallen används för att ta fram arbetspass som täcker behovet utifrån täthetsschemat.

Behovsmall

Mallen används för att skapa en bild över hur många gånger ett visst arbetspass behövs under schemaperioden samt för att skapa en summering för hela schemaperioden.

Fördela arbetspass

I mallen fördelas arbetspass per medarbetare. Mallen ger en överblick över hur arbetspassen är fördelade mellan respektive medarbetare. Den visar också antalet timmar som fördelas per medarbetare.

Schemaläggning

När du gjort din bemanningsplanering har du förutsättningar för att påbörja arbetet med schemaläggning. Vid schemaläggningen ska samtliga timmar inom veckoarbetstiden schemaläggas. Inom ramen för veckoarbetstiden ska alla planerade aktiviteter ingå, exempelvis arbetsplatsträffar, medarbetarsamtal och utbildning. Schema ska förläggas så att kraven på dygnsvila, veckovila och rast uppfylls.

Schema ska finnas tillgängligt för medarbetarna på arbetsplatsen senast 14 dagar före schemastart. Förslag till schema, där klockslag för rast, dygns- och veckobryt framgår, ska även meddelas enligt överenskommelse med respektive facklig organisation.

Beredskap och jour

I verksamheter där regelbunden beredskap eller jour är aktuellt ska detta schemaläggas. Vid val mellan jour och beredskap bör i första hand beredskap väljas.

Lovskola och lägerverksamhet

För verksamheter där lovskola och/eller lägerverksamhet kan vara aktuellt ska det om möjligt planeras inom ramen för den ordinarie arbetstiden. Det är av vikt att chefen klargör förutsättningarna och villkoren för medarbetaren innan verksamheten påbörjas.

Tillfälligt utflyttad verksamhet

Vid tillfällig utflyttad verksamhet, dvs. verksamhet som bedrivs på samma sätt som vanligt men är tillfälligt utflyttad till annan plats, ska arbetet planeras och schemaläggas inom ramen för den ordinarie arbetstiden.

IT-stöd för schemaläggning

Malmö stad har utvecklat ett IT-stöd för schemaläggning. IT-stödet används med fördel i verksamheter som är i behov av bemanning dygnets alla timmar och/eller där tider varierar under veckan. IT-stödet innehåller arbetstidskontroller så kraven på dygns- och veckovila samt rast uppfylls. Efter att schemat är klart ska schemat registreras i HRutan. Vid frågor om IT-stödet kontaktas förvaltningens HR-avdelning.

Kontakt

Din HR-avdelning

Verktyg & system

HRutan

Stöd & service

HRutanWikin

Processbeskrivning

Arbetstid