Frukostseminarium; budget, mål och processer - hur navigerar jag som chef?

Stort intresse och ett fullsatt frukostseminarium blev responsen när temat kretsade kring utmaningar i arbetet med att leda och styra verksamheten. Vad finns det för olika styrmedel och hur påverkar de varandra? Hur kan vi röra oss från stuprörstänk till en ökad förståelse för det som gynnar helheten och vad innebär det för ledarskapet?

På plats i panelen var:
Gert Paulsson, docent på Ekonomihögskolan och KEFU i Lund, Annelie Larsson, förvaltningsdirektör på sociala resursförvaltningen, Jan-Åke Troedsson, ekonomidirektör på stadskontoret och Matts Hansson, ledningsstrateg på stadskontoret. Moderator var Dick Fredholm, kommunikationschef på kulturförvaltningen.

Gert Paulsson inledde med att presentera några centrala delar ur sin forskningsrapport om processorientering och ekonomistyrning och hur dessa påverkar varandra. Några highlights:

  • Fler och fler verksamheter inser vikten av att verka över organisationsgränserna och rör sig mot en ökad grad av processorientering i syfte att öka kvaliteten för sina brukare.
  • Majoriteten av dagens verksamheter styrs fortfarande av en budgetfördelning som sker efter organisatorisk tillhörighet.
  • Budgetfördelningen har en starkt styrande effekt i verksamheter och får konsekvenser på de tvärgående processerna, särskilt i perioder med stram budget. Något som ofta benämns som silomentalitet, vilket sällan skapar värde för brukaren.
  • Samverkan och goda kontaktytor blir då avgörande för att få de så kallade mellanrummen i en verksamhet att fungera på ett effektivt sätt.

Här kommer några axplock ur paneldialogen som handlade mycket om att skapa tillit och förtroende, skapa tydlighet kring mål och utrymme för reflektion och att uppmuntra samarbete över verksamhetsgränserna – alla viktiga aspekter i ditt uppdrag som chef.

Hur blir vi bättre på att verka över organisationsgränserna?

Gert: Vi behöver titta på en bredare arsenal av styrverktyg. Styrning är allt från själva organisationsstrukturen till ett medvetet arbete med till exempel värderingar och kultur. Det mest entydiga resultatet från forskningen pekar på tillit och förtroende mellan aktörer i en verksamhet som den viktigaste framgångsfaktorn i en processorienterad verksamhet. Där spelar ledarskapet en viktig roll.

Gert: Vi behöver vara medvetna om att budgeten ska vara styrande. Men vi behöver också bygga upp ”motkrafter” till den traditionella styrningen för att undvika en alltför stel silomentalitet. Där ledarrollen, tydliga gemensamma prioriteringar, att mäta och följa upp dessa är otroligt viktiga.

Jan-Åke: Det är viktigt att vara tydlig med vad som är linjens ansvar och vad som är processens ansvar och att vi för en ständig dialog om hur vi på respektive enhet och avdelning bäst bidrar till helheten. Om man inte tydligt definierar vad man vill uppnå och hur, kommer linjen alltid att vara starkare än processerna.

Matts: Vi har i år en ny målstruktur som skapar bättre förutsättningar med färre och mer övergripande mål. Det blir tydligare att vi behöver arbeta gränsöverskridande för att uppnå våra mål.

Vad krävs för att hantera ”mellanrummen” ?

Annelie: Vi behöver titta på samverkansformer på alla nivåer för att skapa resultat. Det handlar om att gräva där man står och ta små kliv framåt mot våra övergripande mål – ledare och medarbetare tillsammans. Och att som chef skapa utrymme för reflektion tillsammans med medarbetarna.

Jan-Åke: Att definiera vilka de viktiga tvärgående processerna är, definiera varför de är viktiga, att ta fram indikatorer som kopplar till målen och att ansvar och befogenheter är tydligt definierade.

Gert: Jag har stött på verksamheter som har valt att arbeta med roterande chefskap. För att på så vis öka förståelsen för varandras verksamheter, utveckla kulturen och vara mer benägen att stötta en omfördelning av resurser.

Hur skapar vi förtroende och tillit?

Annelie: Engagemang för Malmö är ett bra exempel. I det arbetet skapade vi en gemensam grund som bygger på vårt gemensamma uppdrag och där kom vi en bra bit på väg i arbetet med mellanrummen. I Malmö stad finns det en medvetenhet och gemensam insikt om vad som behövs för Malmös fortsatta utveckling. Emö har lagt en bra grund för att skapa tillit, för bättre samverkan och för ett gemensamt fokus på att göra gott för Malmöborna. Men det handlar naturligtvis om att fortsätta föra dialogen kring detta.

Vad krävs av chefen?

Matts: Vi behöver modiga chefer som skapar utrymme och möjlighet för reflektion tillsammans med medarbetarna kring hur vi på olika arbetsplatser bäst bidrar till att uppnå våra övergripande mål.

Annelie: Det handlar om att skapa tid och utrymme för att kunna utveckla det gränsöverskridande arbetet. Att våga ha långsiktighet och uthållighet i arbetet med att utveckla såväl verksamhet som samarbeten. Det handlar många gånger om att våga släppa kontrollen och låta andra aktörer gå in och påverka oss. Utveckling och förändring tar tid, men det gäller att våga satsa på det genom återkommande dialog och utrymme för reflektion tillsammans med medarbetarna. Och att våga ta de svåra diskussionerna och styra om utifrån vad som behöver prioriteras just nu för att på sikt leda till hållbarhet.

Matts: Styrning sker på så väldigt många nivåer – det kan vara allt från den traditionella budgetstyrningen till t.ex. kompetensutveckling och rekrytering. Jag tror att vi alla behöver sätta på oss styrningsglasögonen oftare och fundera på; hur styr och påverkar jag som chef.

Hur viktig är en vision som styrverktyg?

Jan-Åke: Att ha en gemensam syn på våra utmaningar och vad vi vill uppnå är en viktig förutsättning. Det skapar en tydlighet i den långsiktiga ledningen och är något som våra chefer kan bära vidare.

Annelie: De politiska övergripande målen har vi ju redan och tillsammans med det fortsatta arbetet för social hållbarhet så har vi ju egentligen redan en vision att arbeta med.

Jan-Åke: Har man pratat igenom värdegrunden blir dessutom delegeringen som chef betydligt enklare. Det är lätt att förbise kulturen – och det är ett stort misstag. När kulturer krockar läcker mycket energi.